実録・ドキュメント整理

ゆうべの夜更かしがたたって昼前猛烈な眠気に襲われたので、キャビネットに放置されていたドキュメント類を整理することに。出るわ出るわ、レビューだけ出た案件の仕様書やら３つ前のバージョン手がけたときの仕様変更案やら、チェックリストやら…。積み上げたところ1.5cm程になってしまいました。いやーん。
最近仕事周辺整理整頓マニアになりつつあるので、ここもざっくり基準を決めてストック＆フローがうまくまわしていくにはどうすればいいかちょっと考えました。

いるもの、いらないものをぱぱぱっと分類

こんな感じになった。

いるもの

ペンディング案件の資料
人から引き継いだ案件の資料
まだ完了して間もない案件の資料
メモ用紙
マニュアル類

１は案件ごとに２、３枚だったり、積んだら５ミリぐらいの厚さになる資料をそれぞれクリップでまとめてある。６、７件分。長期ペンディングになっているものもあってすぐにはどんな内容だったか思い出せないものも…。２は最近退職者が出て、その人から引き継いだ案件。多くても１０枚ぐらいの資料がやっぱり６、７件。３は時々品質管理部やサービスから問い合わせが来るので備忘録用。４は裏紙をクリップで留めただけ。２センチぐらいある。５は取り扱ってるシステムのセットアップマニュアルやチェックリスト類。

いらないもの

改修していない案件の資料
改修したけどもう１年ぐらいたつ案件の資料
重複している資料

１は先にあげたような、レビューだけ出たとかそういう時の資料。２はなんか眠ってた…。３は３バージョンぐらいにわたって改修担当してたりすると動作マトリクスが版ごとにあったりした。

ダウト(更にいるものの抽出)

よりわけたわけですが、よく見るといるものの中にいらないものがまざっているのです。ありがちな罠ですね。ここでさらにふるいをかけて

見返す回数が多そうなもの(最新の仕様書)
将来的に何度も使いそうなもの(セットアップマニュアル類)
読解できるメモ

のみをそれぞれ残すことに。裏紙も思い切って全部処分です。

すっきりさっぱりして思うこと

掃除は一人のときにやるに限る！変な割り込みが入ると分類中と分類後がわさわさしてしまって煩雑だけれど、一気にお片付けできます。
それからペンディングの経過を忘れてしまっていることもけっこう大きな発見。メールとかいちいち見返してられないし、経過シートのようなものを案件ごとにつくらなきゃなあと思いました。ついでなのでこれを機にクリップでまとめるのをやめて封筒に突っ込むようにしようかな、と思い今日早速帰りに超遠回りして封筒調達してきました。
明日眠くなったら封筒詰めだ！(ぇ)